Kunskapsportalen

Support: 08-5070 5380, info@datscha.com

Importera data

Informationen i Showroom kommer från användarens egna system och laddas upp genom Showrooms importfunktion som beskrivs i denna guide.

Informationen i Showroom importeras i två steg.

  • Fastighetsimporten används för ladda upp grundläggande information om fastighetsbeståndet. Adderar information om vilka fastigheter som finns i portföljen, var de ligger, vad de har de för driftnetto, marknadsvärde med mera.
  • Hyreskontrakt (rent-roll) används för att ladda upp hyreskontraktsinformation till fastighetsbeståndet. Adderar information om hyresvärden, lokalslag, vakanser, förfallostrukturer med mera. Det är inte nödvändigt att ladda upp Hyreskontrakt men mycket av den visuella informationen i Showroom hämtas från Hyreskontrakten.

 Det går att använda valfri Excel-fil för Showroom-import, så länge informationen finns i kolumner går det i senare steg av importen att matcha ihop rätt kolumn med rätt Showroom-data.

För att göra det enklare för förstagångsanvändaren finns också möjlighet att ladda ner en Excel-mall att fylla i. 

 

Import1

Steg 2 – välj fil för import och var den ska importeras

I nästa steg ser vi portföljstrukturen till vänster och filinställningar till höger. Detta steg ser likadant ut vare sig man valt fastighets- eller hyreskontraktsimport.

Till vänster väljer du var informationen från filen ska importeras. Det går att importera både på uppdrag-, kund- och portföljnivå. Det vill säga det finns möjlighet att uppdatera/skapa fastigheter i flera portföljer samtidigt. 

Obs! I nuvarande version av Showroom är det viktigt att portföljnamnet anges på varje rad i Excel-filen, det vill säga även när en import görs på portföljninvå. 

Obs2! Det är bara en ”Superuser” som kan skapa strukturen med nya uppdrag, kunder och portföljer. Finns inga portföljer i strukturen till vänster måste du be bolagets”Superuser” att skapa en portfölj. Uppdrag, kunder och portföljer skapas genom att trycka på de knappar ovanför trädet.

 

 

Till höger finns tre olika inställningar:

  1. Värdetidpunkt: Värdetidpunkt för filen som ska importeras.
  2. Mall: Välj om du vill använda Datschas mall eller valfri excel-fil.
  3. Excel: De inställningar som behövs för att läsa Excel-filen på rätt sätt. I det första fältet väljs vilken rad i Excelfilen som kolumnrubriken finns på. Välj sedan vilken rad som datan börjar på. I det sista fältet anger du flik i Excel-filen. Använder du Datscha-mallen behövs inga inställningar göras.
  4. Format: Ange areaenhet och valuta för filen som ska importeras.

 En import-fil genom att trycka på knappen’ Välj fil’, och sedan klicka sig vidare till nästa steg.

 

Import 3

Steg 3 – Mappa kolumner

När filen lästs in söker systemet av kolumnrubriken plus de fem första raderna i Excel-filen och förhandsvisar informationen i cellerna. På så sätt går det enkelt att se hur informationen i den importerade filen är uppbyggd. För varje rad ska ett val göras i scrollistan som matchar informationen i den aktuella kolumnen. Det går också att göra valet ’Skippa kolumn’ så blir kolumnen gul.

Den information som är markerad med * är obligatorisk för importen.

 

Import 4 (1)

Steg 4 - importen klar

 

Import 5